Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse:

Por acta de constitución junto con los estatutos, o

Por escritura pública junto co los estatutos

La reunión donde se decida crear una entidad sin ánimo de lucro se denominará «Asamblea Constitutiva», y como resultado se esta, se elaborará una acta que debe contener:

La determinación de crear una entidad sin ánimo de lucro

Los nombramientos de los órganos de administración, vigilancia y representación legal

Los estatutos que regirán a la entidad, y estos pueden estar insertos en el acta o anexos a la misma

Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión, y presentación personal de estas, ante Notario o ante el funcionario de la Cámara de Comercio autorizado para esto

¿Qué debe contener el documento de constitución?

Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.

Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.

Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.

Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Fecha de la reunión.

Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.

Patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.

Forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes).

Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.

Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).

Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad.

Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de la misma naturaleza).

Facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos. (Para las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal).

Las entidades del sector solidario pueden tener órganos de control interno (junta de vigilancia, comité de control social, comité de vigilancia y junta de control social), en el caso de estar regulados estatutariamente, deben indicar su conformación y sus facultades.

Nombramientos de:

Los órganos colegiados: junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc.

Revisor fiscal.

Representantes legales: presidente, vicepresidente, director, etc.

Con la finalidad de facilitar la elaboración de las actas de las entidades, a continuación se mencionan los requisitos legales que deben observarse:

Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro.

Nombre del órgano social que se reúne, por ejemplo, asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración.

Domicilio (ciudad), lugar y fecha de la reunión.

Convocatoria

Forma en que se realizó la convocatoria a la reunión:

¿Quién debe convocar?

La persona u órgano que realizó la convocatoria, según lo previsto en los estatutos, por ejemplo, el representante legal, la junta directiva.

¿Cómo se debe realizar la convocatoria?

A través del medio previsto en los estatutos para notificar o citar a los asociados, por ejemplo aviso de cartelera en las oficinas de la entidad, publicación en un diario de circulación en el domicilio principal, comunicaciones escritas a cada asociado.

¿Con qué antelación se debe llevar a cabo la convocatoria?

La antelación es el período de tiempo previo a la reunión en el que se debe hacer la convocatoria. Por lo anterior en el acta se debe informar con cuántos días hábiles o comunes, de anticipación se citó a la reunión, o la fecha en que se realizó la citación.

Para realizar el conteo de los días, debe tener en presente que no se cuenta el día de la convocatoria ni el día de la reunión.

Quórum

Si se trata de actas de asambleas, indique el número total de asociados hábiles convocados, y el número total de asociados hábiles (presentes y representados), o delegados que asistieron, o el porcentaje de asociados o delegados hábiles que asistieron.

Si se trata de actas de juntas directivas o consejos de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes.

Tenga en cuenta que los miembros de la junta directiva o del consejo de administración que se reúnen deben estar previamente inscritos en la Cámara de Comercio.

No obstante, para el registro en la cámara de comercio, es suficiente indicar en el acta que se dio cumplimiento a la ley y a los estatutos en cuanto a convocatoria y quórum.

Decisiones

Indique con cuántos votos se aprobó cada una de las decisiones tomadas en la reunión, especialmente las relativas a reformas estatutarias y nombramientos, Por ejemplo: se aprobó por el 70% de los presentes, por 30 votos a favor, 10 en blanco y 7 en contra, o en caso de unanimidad, expréselo así en el acta.

Si la decisión consiste en una reforma estatutaria, transcriba el texto de las cláusulas modificadas, tal como van a quedar.

No están obligadas a registrarse ante las cámaras de comercio, las siguientes entidades:

Instituciones de educación superior.

Instituciones de educación formal y no formal (Ley 115 de 1994).

Personas jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de vigilancia privada (Decreto 356 de 1994).

Juntas de acción comunal, juntas de vivienda comunitaria, federaciones y confederaciones (Ley 537 de 1999).

Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros (Ley 133 de 1994).

Entidades reguladas por la Ley 100 de 1993 de Seguridad Social.

Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores.

Partidos y movimientos políticos.

Cámaras de comercio reguladas por el Código de Comercio.

Entidades privadas del sector salud cuando se dediquen a la atención de servicios de salud en los procesos de fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación a la comunidad, de que trata la Ley 10 de 1990 y Ley 100 de 1993.

Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos que trata la Ley 44 de 1993.

Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia a través de sucursales (artículo 48 de CPC.).

Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Decreto 3130 de 1968 (Ley 489 de 1998).

Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (edificios, condominios, etc.), (Ley 675 de 2001).

Cajas de compensación familiar reguladas por la Ley 21 de 1982.

Cabildos indígenas regulados por la Ley 89 de 1890.

Entidades que conforman el sistema nacional del deporte de los niveles nacional, departamental y municipal (Ley 181 de 1995).

Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar (Decreto 1422 de 1996).

Organizaciones gremiales de pensionados que trata la Ley 43 de 1984.

Casas – cárcel de que trata la Ley 65 de 1993.

Clubes de tiro y caza, y asociaciones de coleccionistas de armas (Ley 61 de 1993).

Los cuerpos de bomberos voluntarios u oficiales (Ley 322 de 1996).

Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley regula expresamente su creación y funcionamiento, las cuales se regirán por sus normas especiales.

Las asociaciones u organizaciones de familias cuyo objeto social sea el desarrollo por el sistema de auto- construcción de programas de vivienda de interés social (Ley 537 de 1999).

La ley establece que están obligadas a efectuar su registro ante las cámaras de comercio las siguientes entidades:

Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común:

– Gremiales

– De beneficencia

– Profesionales

– Juveniles

– Sociales

– Democráticas y participativas

– Cívicas y comunitarias

– De egresados

– De rehabilitación social y ayuda a indigentes

– Clubes sociales

Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.

Entidades cuyo objeto sea el desarrollo de planes y programas de vivienda de interés social, excepto si se trata de entidades sin ánimo de lucro integradas por familias interesadas en la autoconstrucción de sus viviendas.

Asociaciones de padres de familia de cualquier grado.

Asociaciones de instituciones educativas.

Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por padres de familia y educadores.

Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado:

– Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.

Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a las de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985 y Ley 675 de 2001.

Entidades ambientalistas.

Cooperativas, federaciones y confederaciones, instituciones auxiliares del cooperativismo y precooperativas.

Fondos de empleados.

Asociaciones mutuales.

Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.

Organizaciones populares de vivienda.

Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.

¿Qué actos constituyen reformas estatutarias?

Son reformas estatutarias, cualquier modificación que se introduzca al cuerpo estatutario, razón por la cual no se incluyen los nombramientos que se realicen

¿Qué actos NO constituyen reformas estatutarias?

No son reformas estatutarias los nombramientos de representantes legales, órganos colegiados (miembros de juntas directivas, comités de control social, juntas de vigilancia), revisores fiscales.

¿Cómo se realiza una reforma a los estatutos?

Las reformas estatutarias deben ser aprobadas por la asamblea de asociados o asamblea de fundadores, según se regule en los estatutos. De esta reunión, se levantará el acta correspondiente, donde se indicarán las modificaciones.

¿Cómo efectuar el registro?

Presente copia del acta que contiene la decisión de reformar los estatutos, debidamente aprobada.

La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.

La solicitud de registro causa un valor de inscripción que deberá ser cancelado al cajero que liquide dicha suma al momento de la radicación

La inscripción del acta de reforma causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento de Risaralda, en una tarifa equivalente a tres salarios mínimos diarios legales vigentes a la fecha de presentación del documento de reforma de estatutos

¿Qué reformas se inscriben?

Toda decisión de la asamblea que modifique todos o algunos de los artículos que componen los estatutos de la entidad, incluyendo la disolución.

Cambio de nombre de la entidad. Verifique en la cámara de comercio que no esté inscrita otra entidad con el mismo nombre.

Prórroga del término de duración. (Para asociaciones y corporaciones, indique una fecha precisa de terminación).

Cambio de domicilio.

Cuando la aprobación del acta se haya delegado en una comisión, debe aparecer la firma de las personas que integran la comisión en el acta o en el documento en que las mismas dejen constancia de su aprobación.